Jenis Data (Entry Data) Ms. Excel 2007

Data yang dapat digunakan dalam worksheet sel terbagi  dalam:

a.    Data Numerik

b.    Data Teks

c.     Data time and times

d.    Comment

e.    Data Formula

Data Angka (Numerik)

Jenis data angka jika dimasukkan ke dalam sel, maka formatnya akan otomatis rata kiri. Data jenis angka merupakan suatu data yang terdiri atas karakter berupa angka, symbol mata uang, dan symbol-simbol lainnya yang bias digunakan dalam perhitungan.

Data Teks (String)

Jenis data teks jika dimasukan ke dalam sel, maka formatnya akan otomatis rata kiri. Data jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau bias berupa gabungan dari huruf dan symbol serta angka. Biasanya data jenis teks ini ditampilkan dalam beberapa bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format teks yang lain. Untuk mengatur  format tampilan teks dapat dilakukan melalui menu atau toolbar Formatting.  Dan bebrapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks.

Data Time and Teks

Jenis data tanggal jika dimasukkan ke dalam sel, maka format default yang ditampilkan adalah mm/dd/yy dimana “mm” adalah bulan (mounth), dan “dd” adalah tanggal (Date), serta “yy” adalah tahun (Year). Format dapat diubah sesuai kebutuhan.

Jenis data waktu jika dimasukkan ke dalam sel, maka format default yang akan ditampilkan berupa hh:mm:ss dimana “hh” adalah jam (hours), dan “mm” adalah menit (minutes), serta “ss” adalah detik (seconds). Format data waktu dapat diubah sesuai kebutuhan.

a)      Menampilkan tanggal hari ini: Ctrl + [:]

b)      Menampilkan waktu saat ini: Ctrl + Shift + [:]

Sebagai catatan, format pemasukan data tanggal dan waktu mungkin akan berbeda untuk setiap komputer, tergantung pada Regional Setting dan pengaturan yang ada pada komputer saat install.

Comment

Langkah untuk menambah comment:

a)      Tentukan cell

b)      Pilih New Comment dari Menu Review

c)       Ketik keterangan atau informasi yang diperlukan

Langkah untuk menghapus comment:

a)      Klik kana cell yang memiliki Comment yang akan dihapus

b)      Pilih delete comment

Rumus (Formula)

Semua formula di Excel selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). Tanda sama dengan menunjukkan awal dari operasi matematika/ perhitungan dan menjelaskan ke Excel bahwa data yang dimasukkan merupakan sebuah Formula. Sedangkan dalam operasi perhitungannya menggunakan beberapa operator, yaitu:

a)      Operator Teks

b)      Operator Aritmatika (hitung)

c)       Operator Logika

Read more

Mencetak Lembar Kerja Ms. Excel 2007

Setelah kita selesai mengolah lembar kerja, kita dapat mencetak lembar kerja tersebut. Namun sebelum mencetak, kita perlu melakukan beberapa pengaturan agar hasil cetakan sesuai dengan yang diharapakan.

a.       Mengatur ukuran kertas

Ms. Excel menyediakan beberapa ukuran kertas dengan standar internasional, diantaranya A4, A3, B5 Kwarto (letter).

Untuk mengatur ukuran kertas langkah – langkahnya sebagai berikut :

a.       Klik Tab Page Layout

b.      Pada Group Page Setup, Klik Size

c.       Pilih Sesuai keinginan dengan mengklik salah satu pilihan

d.      Jika ukuran yang diinginkan tidak ada pada pilihan, klik More Paper Size untuk membuka dialog box Page Setup dengan tab Paper

b.      Mengatur Orientasi Kertas

Untuk mengatur orientasi kertas ikuti langkah berikut :

a.       Klik Tab Page Layout

b.      Pada Group Page Setup Klik Orientation

c.       Pilih orientasi yang sesuai keinginan dengan mengklik salah satu pilihan

c.       Mengatur Batas Tepi atau Margins

Untuk mengubah ukuran Margins ikuti langkah berikut :

a.       Klik Tab Page Layout

b.      Pada Group Page Setup, klik Margins

c.       Pilih ukuran margins yang sesuai keinginan

d.      Jika ukuran yang diinginkan tidak ada pada pilihan, klik More paper Size untuk membuka dialog box page Setup dengan Tab Margins

d.      Melihat tampilan akhir dokumen sebelum dicetak

Untuk menggunakan fasilitas Print Preview, ikuti langkah berikut

a.       Klik Office Button

b.      Pilih Print

c.       Klik Print Preview

Read more

Operasi File Dokumen Excel 2007

1.      Membuat Lembar Kerja Baru

Pada dasarnya, ketika Excel 2007 dijalankan pertama kali, ada tiga buah lembar kerja baru yang telah disiapkan.

Langkah – langkah membuat lembar kerja baru

a.      Klik Office Button

b.      Pilih New, Pada Kotak Dialog yang muncul

c.       Pilih Blank Document

d.      Klik tombol Create.

Atau

Kita dapat menggunakan shortcut, yaitu dengan menekan tombol Ctrl + N pada Keyboard

2.      Menyimpan Buku Kerja  (Workbook)

Langkah – langkah menyimpan dokumen

a.       Klik Microsoft Office Button

b.      Kemudian Pilih Save

Jika belum pernah menyimpan file kita sebelumnya, maka akan muncul jendela Save As. Langkah melakukan penyimpanan ini adalah sbb :

c.       Untuk mengubah lokasi penyimpanan file, klik pada Combo Box disebelah kanan tulisan Save In

d.      Ketiklah nama file pada kotak disebelah kanan tulisan File Name

e.       Kemudian klik timbil Save di Pojok Kanan Bawah

Atau

Mellaui Shortcut keyboard  dengan menekan tombol Ctrl + S

3.      Menyimpan Duplikasi File

Untuk menyimpan duplikasi file cara :

a.       Klik Office Button

b.      Pilih Save As

c.       Ketikkan nama file dokumen baru (tidak boleh sama dengan nama sebelumnya) pada kotak file name

d.      Lalu klik Save

4.      Menyimpan dalam Format Lain

Untuk Menyimpan Dokumen Ke Format Lain caranya :

Secara default, Microsof Excel 2007 memiliki ektensi (akhiran) xlsx. Untuk menyimpan buku kerja yang baru saja kita buat pada sistem Microsoft Office 2007 ke format lain caranya:

a.       Klik Office Button

b.      lalu klik Save as. (atau tekan F12 di key board). Maka muncul kotak dialiog Save As

c.       Pada pilihan save in tentukan folder atau drive yang akan dijadikan tempat penyimpanan.

d.      Pada kotak File name, masukan nama baru (jika namanya ingin dirubah).

e.       Pada pilihan Save as type, klik format file buku Kerja yang diinginkan.

f.        Klik Save.

5.      Menutup Workbook

Ada beberapa cara menutup lembar kerja, yaitu sebagai berikut :

Cara Pertama :

a.       Klik Office Button

b.      Klik Close

Cara Kedua :

a.       Klik Office Button

b.      Klik Exit Excel

Cara Ketiga :

a.       Klik Tombol Close pada Pojok Kanan Atas Jendela Microsoft Excel

Atau

Menekan shortcut pada keyboard, yaitu Tombol Alt+F4

6.      Membuka Workbook yang telah ada

Ada dua (2) cara untuk membuka buku kerja yang telah disimpan, yaitu :

Cara Pertama :

1. Klik Office Button
2. Pilih Open
3. Klik salah satu nama buku kerja yang ingin dibuka, kemudian
4. Klik Open

Cara Kedua

Melalui Shortcut keyboard dengan menekan tombol Ctrl + O

Read more

Mengarahkan Penunjuk Sel, Mengisi Dan Memperbaiki Data Excel 2007

Penunjuk sel (cell Pointer) adalah penunjuk untuk alamat mana yang hendak diisi data. Posisi Pointer sel dapat dipindah keposisi lain dengan menggunakan tanda panah. Berikut adalah tabel pergerakan posisi pointer sel serta kombinasi keyboard

Tombol	Fungsi
← ↑ → ↓	Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab	Pindah satu sel ke kanan
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab	Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter	Pindah satu sel ke atas
Home	Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layar ke atas
PgDn	Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp	Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn	Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan

lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data

2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan

3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Jika kita ingin melakukan perubahan data pada suatu alamat sel tertentu, maka langkah – langkahnya adalah  :

1.      Arahkan Pointer sel pada posisi data  yang hendak diperbaiki

2.      Tekan tombol F2, lalu ubah data sesuai dengan yang diinginkan

3.      Tekan Enter atau Tab

Read more

MENGENAL TAMPILAN MICROSOFT EXCEL 2007

   1.      Office Button terdiri atas perintah New Document, Open, Convert, Save, Save as, Print, prepare, Send, Publish dan Close.

2.      Quick Access Toolbar, terdiri dari tombol yang dapat mempercepat kerja anda. Isinya hampir sama dengan perintah-perintah di Office Button. Jika anda ingin melihatnya langsung bisa menekan tanda panah.

3.      Tab / Menu Bar, terdiri dari perintah menu utama Microsoft Excel 2007 yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View.

4.      Title Bar, berisi nama file dan program aplikasi yang sedang aktif.

5.      Ribbon / Tool Bar, tombol-tombol bergambar yang memiliki fungsi tertentu dan digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah.

6.      Pengontrol, digunakan untuk mengatur ukuran jendela kerja.

7.      Name Box, Nama sel yang sedang aktif akan ditampilkan pada Name Box.

8.      Formula Bar, anda bisa mengedit data pada sebuah sel.

9.      Active Cell, tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal.

10.  Column, Setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad, dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD.

11.  Row / Baris, untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan Angka. Dari 1 hingga 1048576.

12.  Worksheet, perintah dimana anda bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah.

13.  Insert Worksheet, dengan menekan Insert Worksheet anda bisa membuat Worksheet baru yang letaknya berurutan dengan Worksheet sebelumnya.

14.  Status Bar, Status lembar kerja anda.

15.  Document Area, merupakan lembar kerja yang aktif.

16.  Horizontal Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan.

17.  Vertical Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke atas atau ke Bawah.

18.  View / Tampilan Layar, terdiri dari perintah untuk merubah tampilan layar. Terdiri dari Tampilan Normal, Tampilan Page Layout dan Tampilan Page Break Preview

19.  Zoom, perintah untuk memperbesar & memperkecil tampilan pada lembar kerja anda.

Read more